uitbesteden

Papiervernietiging

25 november 2015 Shares

Home Papiervernietiging

Door Brantjes Data-Vernietiging/ 25 november 2015 Shares

Papier vernietigen binnen 24 uur zonder papierversnipperaar


We ontvingen een interessante vraag. Een advocatenkantoor informeerde naar een betrouwbare oplossing voor hun vertrouwelijk oud papier. Zij maakten al wel gebruik van een shredder. Maar ze zochten naar een efficiëntere oplossing om papier te vernietigen.

Ze twijfelden tussen de aanschaf van een professionele papierversnipperaar of het uitbesteden van papiervernietiging. We gaven het advocatenkantoor het volgende advies.

Zelf versnipperen of laten versnipperen?

Wij adviseren altijd om oude confidentiële documenten te vernietigen. Documenten met bedrijfsgevoelige informatie of persoonsgegevens wilt u niet bij het gewone oud papier hebben rondslingeren.

Zelf papieren versnipperen met een shredder kost tijd

Tot een zekere hoeveelheid papier is het aan te raden om documenten zelf te vernietigen met een shredder. Maar papier eigenhandig versnipperen kost wel tijd. Zeker als er dagelijks veel vertrouwelijk papier versnipperd moet worden.

diverse-automatische-papierversnipperaars-fellowes-en-rexelDocumenten automatisch vernietigen

Een automatische shredder kan uitkomst bieden. Deze versnipperaars vernietigen in een sessie een grote hoeveelheid papier. Volledig automatisch. Het is dan niet meer nodig om documenten stuk voor stuk te versnipperen.

Wij raden dit soort shredders aan voor werknemers die op ieder moment van de dag een grote hoeveelheid vertrouwelijk papier willen vernietigen.

Bij Brantjes Data-Vernietiging maakt onze financial controller gebruik van een Fellowes Powershred AutoMax 500C. Hij vult dagelijks de automatische shredder met vertrouwelijke stukken en laat de machine na werktijd de documenten versnipperen.

De doos met DIN P-4 snippers leegt hij vervolgens in zijn security container.

Bedrijfspapier is altijd vertrouwelijk papier

In feite werkt iedereen binnen een organisatie met vertrouwelijke papieren. Daarom adviseren wij bedrijven om al het fysieke papier te hanteren als confidentieel papier. Dit betekent dat elk document vernietigd moet worden in plaats van dat het bij het oud papier terecht komt.

Waarom zou u dit doen? U verkleint hierdoor het risico dat bedrijfsgevoelige informatie toch nog bij het gewone oudpapier komt.

Maar in deze situatie is een papierversnipperaar niet zo efficiënt. Want er gaat dagelijks te veel tijd verloren bij de papierversnipperaar.

En wat doet u met alle snippers? Gooit u die wel weg bij het oud papier? Ons advies is om ook snippers vertrouwd af te laten voeren.

Daarnaast moet er ook op toegezien worden dat elke werknemer daadwerkelijk de oude documenten versnippert. De kans blijft bestaan dat er een vertrouwelijk document in de prullenmand terecht komt.

Laat uw organisatie ontzorgen door een professional

Een professionele oplossing is het uitbesteden van papiervernietiging. U schakelt dan een professional in die uw gehele organisatie volledig ontzorgd.

Wat zijn de voordelen en de verschillen?

beveiligde-containers-voor-papiervernietiging
Security containers voor veilige opslag van oud vertrouwelijk papier.

Documenten hoeven niet meer eigenhandig vernietigd te worden. Dat levert al enorm veel tijdwinst op.

Hoe werkt het? In plaats van een shredder plaatst u een security container. Dit lijkt op een standaard rolcontainer of kliko. Maar de papiercontainer is extra beveiligd met een sleuf en solide slot. De klep kan dus niet geopend worden.

Niemand kan de vertrouwelijke stukken in de container nog inzien.

Is de security container vol? Dan laat u het vernietigingsbedrijf langskomen om de container te legen. De afgevoerde documenten worden veilig vervoerd en binnen 24 uur onherstelbaar vernietigd.

brantjes-data-vernietiging-bakwagen
Beveiligde bakwagen voor transport van vertrouwelijk materiaal.

Alle papieren komen in een industriële shredder terecht en veranderen in onleesbare snippers. Alles wordt gemengd met documentsnippers van andere bedrijven. Zo ontstaat er een mix van diverse minuscule stukjes papier die direct tot een baal papier wordt geperst.

Het herstellen van een document is na papiervernietiging niet meer mogelijk.

Afbeeldingen, letters en cijfers zijn niet meer van elkaar te onderscheiden na vernietiging.

Maar, welk vernietigingsbedrijf is betrouwbaar? Elke datavernietiger zal zorg dragen voor volledige vernietiging van uw vertrouwelijke stukken. Maar een bedrijf op zijn woord geloven is niet veel waard als het om uw bedrijfsgevoelige informatie gaat.

U wilt 100% zekerheid dat elk velletje papier versnipperd wordt. Zelfs het kleinste gele Post-it papiertje moet in kleine snippers veranderen.

De zekerheid die u zoekt krijgt u bij CA+ gecertificeerde datavernietigers in Nederland.

CA+ is 100% zekerheid

De zekerheid van 100% betrouwbare vernietiging krijgt u bij een CA+ gecertificeerde datavernietiger.

Een volledig afgesloten datavernietigingsproces

CA+ staat voor Certificeringsregeling voor Archief- en Datavernietiging. Het is een onafhankelijke erkenning die garant staat voor betrouwbare vernietiging van materiaal. CA+ maakt gebruik van externe auditoren die vernietigingsbedrijven frequent toetsen op het gehele datavernietigingsproces.

Er wordt onder andere gecontroleerd op inzamelcontainers, transportvoertuigen, vernietigingslocaties en vernietigingsmethoden.

Het gehele proces van inzameling, transport en datavernietiging moet 100% beveiligd zijn. Pas als het proces van a t/m z afgesloten is en voldoet aan de strikte richtlijnen van CA+ mag het vernietigingsbedrijf zich CA+ gecertificeerd benoemen.

Betrouwbare datavernietigers zijn in Nederland gecertificeerd met het CA+ certificaat. Alle CA+ gecertificeerde ondernemingen vindt u in dit officiële ledenoverzicht.

Het beste van twee werelden

keukenpapier-tissuepapierHet advocatenkantoor heeft uiteindelijk gekozen voor uitbesteding. Maar ze vernietigen nog steeds een gedeelte van het papier zelf met een shredder. Sommige stukken moeten immers per direct vernietigd worden.

Alle overige vertrouwelijke stukken, inclusief de snippers, belanden in security containers. Wij legen de containers wanneer het kantoor ons een belletje geeft. Gemiddeld is dat een keer per maand.

We halen het materiaal op en 24 uur later is er niets meer leesbaar van de afgevoerde documenten. De resterende snippers worden direct tot balen geperst. En van deze balen papier wordt tissuepapier gemaakt. Uw vertrouwelijke stukken krijgen bijvoorbeeld een tweede leven als keukenrol.

Papier laten vernietigen voor elk bedrijf

Papiervernietiging is uiteraard niet alleen voor advocatenkantoren bedoeld. Ieder bedrijf kan vertrouwelijk papier laten vernietigen. Want elk bedrijf beschikt over vertrouwelijke documenten.

De hoeveelheid papier is niet relevant. Al een enkel vel papier kan uiterst bedrijfsgevoelige informatie bevatten. U bepaalt zelf wanneer u het papier wil laten ophalen voor vernietiging. Dit kan een keer per week, een keer per maand of zelfs een keer per jaar.

De beveiligde containers worden zorgvuldig bij u geleegd wanneer het u uitkomt.

De betrouwbare oplossing voor deugdelijke verwijdering van vertrouwelijk papier is papiervernietiging. Aan u de keus of u dit zelf gaat doen met een shredder. Of dat u dit laat doen door een CA+ erkend vernietigingsbedrijf.

Laat u adviseren op maat door Brantjes

Wij begrijpen dat u nog tal van vragen hebt over de werkwijze van papiervernietiging. We beantwoorden deze vragen graag voor u. Neem contact op met een van onze specialisten.

Stuur ons een berichtje of bel het hoofdkantoor van Brantjes Data-Vernietiging in Haarlem.

Telefoon:
023 – 532 1960

Email:
sales@recycling.nl

Website:
Brantjes.com

Door Brantjes Data-Vernietiging/ 25 november 2015 Shares